Ошибки организации кейтеринга: как не испортить праздник

Похоже на кошмарный сон — гости собрались к назначенному часу, а у вас что-то пошло не так: блюд не хватает, их качество оставляет желать лучшего, впечатление испорчено и мероприятие под угрозой.... Ошибки при организации банкетов случаются, поэтому чтобы мероприятие прошло на подобающем уровне и праздник состоялся, обратите внимание на такую услугу, как кейтеринг.

Отличие выездного кейтеринга от стационарного ресторана состоит в том, что обслуживание, сервировку, доставку и блюда можно заказать практически в любое место по вашему выбору. Это может быть парк, загородный дом, берег у моря и т.д. Только стоит помнить, что услуга такого формата также имеет свои подводные камни.

CanapeClub расскажет вам о том, как порадовать своих гостей, избежав неприятных ошибок.

Ключевые моменты при заказе выездного мероприятия

Как правило, основные ошибки при выездной организации того или иного торжества связаны с незнанием некоторых особенностей. Кроме обсуждения цены меню и сроков заказа, есть еще ряд важных нюансов:

1. Цель: банкет по случаю дня рождения, детский праздник, свадьба и т.д. Изысканные блюда или что-то попроще, алкогольные или безалкогольные напитки, экономия или свободный бюджет.
2. Формат события и количество людей, чтобы рассчитать нужное количество напитков и блюд.
3. Оснащенность места проведения (есть ли вода, электроэнергия, какая-нибудь мебель).
4. Обязательна встреча с представителем компании на месте, чтобы уточнить все технические вопросы для обеспечения уровня сервиса и комфорта.
5. Разнообразное меню, чтобы максимально учесть вкусовые предпочтения гостей.
6. Опыт и репутация компании, оказывающей услуги на выездных мероприятиях. Стоит заметить, что с компанией CanapeClub. вы будете надежно застрахованы от ошибок.

Мы также предлагаем вам небольшую памятку для использования при заказе услуг в сфере кейтеринга.

Советы для организации мероприятий

Продумайте все мелочи заранее. Пытаться подготовить мероприятие в последнюю минуту — большая ошибка. В жестких временных рамках даже самая лучшая кейтеринговая компания может не полностью обеспечить такой уровень сервиса, который вы хотите.

В идеале за несколько месяцев определите формат (фуршет, банкет, коктейльная вечеринка), примерное количество гостей и т.д. Вносите в ежедневник все свои идеи, чтобы потом обсудить их с представителем компании по организации кейтеринга.

Техническое задание для мероприятия — подробный план действий, который вы должны составить с компанией по организации банкетов. В нем указываются все ваши пожелания по меню, дата события, люди, которые заслуживают особого внимания (наличие детских, вегетарианских блюд или меню для аллергиков).

Можно (а порой и нужно) организовать пробную дегустацию, чтобы оценить приготовление блюд, их внешний вид и качество. Обратите также внимание на сервировку и оформление, т.к. подобные детали создают праздничную атмосферу. Узнайте, сможет ли компания предоставить дополнительные услуги — оформить место проведения мероприятия, есть ли возможность музыкального сопровождения и т.д.

Заранее выясните, будут ли гостями вашего мероприятия люди с другими культурными традициями, у них могут быть особые предпочтения в еде.

Самые частые ошибки при организации мероприятий на выезде

Иногда такого рода ошибки при организации кейтеринга способны испортить все впечатление:

• Финансовая неопределенность. Одно из условий хорошо подготовленного мероприятия — это конкретная сумма, которую вы готовы потратить. Прежде чем приступать к поиску конкретного исполнителя, важно четко представлять собственный бюджет.
• Отсутствие дополнительной информации о компании, предоставляющей кейтеринг. На нашем сайте вы сможете увидеть отзывы и рекомендации клиентов, подробно ознакомиться с блюдами.
• Экономия на персонале. Квалифицированные официанты, умеющие быстро обслужить гостей только добавят комфорта вашему торжеству.
• Неверно составленное меню. Кроме вкусового разнообразия, подбор блюд должен осуществляться соответственно тематике и стилю мероприятия. Внимание к гостям подчеркнет наличие еды без глютена и лактозы, для веганов и аллергиков.
• Игнорирование логистики. Для того чтобы ваш заказ прибыл в нужное место вовремя, подробности обговариваются заранее. Доставка, разгрузка, хранение продуктов — уточнение подобных нюансов поможет избежать ошибки.
• Всегда при выборе места для выездного торжества лучше заранее оценить его расположение. Затруднения с доставкой могут возникнуть как раз по причине удаленности. Да и гостям не стоит доставлять дополнительные сложности с прибытием на место.
• Невнимательное прочтение договора. В договоре следует предусмотреть все мелочи, вплоть до выбора посуды и количества обслуживающего персонала.

Упустив какую-то важную деталь, потом сложно будет предъявить претензию.

Кстати, правильно составленный договор надежно защищает не только интересы заказчика, но и компанию, предоставляющую услуги.

Почему не стоит пропускать предварительную дегустацию

Вряд ли кто-то будет спорить с тем, что еда — один из важных компонентов праздничных мероприятий. Но если в обычном варианте вы можете просто зайти поужинать в понравившийся ресторан или заказать еду на дом — в кейтеринге немного другие правила. Составить мнение о качестве услуг компании можно на предварительной дегустации.

Это обычная практика, и мы советуем ей воспользоваться. У вас будет возможность оценить выбранные блюда по целому ряду параметров. В частности, уровень обслуживания, объем порций, варианты подачи, и конечно, вкусовые качества.
Кстати, многие компании проявляют известную гибкость в подготовке меню. Кроме стандартного набора вам еще могут предложить "запасные" блюда. Не исключено, что после пробы вы на них и остановитесь.

Вы можете провести несколько дегустаций среди выбранных вами ресторанов, чтобы выбрать тот, что больше всего соответствует вашим предпочтениям и пожеланиям. Предварительная дегустация убережет вас от "кота в мешке".

Мы постарались максимально сжато предоставить вам информацию о том, какие могут быть ошибки при организации кейтеринга. Не стесняйтесь задавать вопросы и выяснять подробно все интересующие детали — это ваше мероприятие и оно должно пройти на самом высоком уровне!

Часто задаваемые вопросы

А вдруг не хватит еды?

Исходя из опыта компаний, занимающихся предоставлением услуг кейтеринга, рассчитывать количество блюд лучше с небольшим запасом. Могут появиться незапланированные гости, или кто-то из присутствующих сильно проголодается. Поэтому, если заказано горячее, на одного человека будет достаточно от 3 до 5 закусок. Если перед основными блюдами планируются только аппетайзеры, на человека должно быть около десятка порций.

Могут ли возникнуть незапланированные расходы?

Если вы тщательно обговорите все детали с менеджером выездного ресторана, скорее всего удержитесь в рамках бюджета. Ошибки возникают при неправильном расчете количества гостей, ассортимента напитков, цены за добавочные услуги. Размещая заказ у нас, вы сможете сразу увидеть итоговую сумму, в том числе и на дополнительные услуги.

А если не успеют доставить заказ вовремя?

Форс-мажор может быть всегда. На всякий случай лучше иметь "запасные" полчаса между появлением гостей и доставкой. Обратите внимание, что у нас вы сможете заранее увидеть предполагаемый период доставки и ограничения по времени заказа, если кухня загружена. Также мы будем информировать вас о статусе заказа.

Как быть, если еда оказалась некачественной?

Подобные опасения могут быть оправданы, если вы решили оформить заказ у незнакомой компании. Сложно что-то советовать, т.к. и работа новичков может быть выше всяких похвал, и опытные организации порой делают ошибки. Но мы постараемся максимально помочь нашим клиентам определиться с выбором и не пожалеть об этом.